Het rapport van het externe onderzoek naar de organisatie van de Woerdense Koeiemart is zojuist openbaar gemaakt.
Achter de schermen is bij de Koeiemart veel niet goed gegaan, hoewel het voor de bezoekers een feestelijke dag was. Bij winkeliers, marktkooplui, kermisexploitanten, politie, brandweer en ambtenaren was terecht kritiek op de organisatie en de veiligheid. Het college neemt hiervoor de verantwoordelijkheid en betreurt de gang van zaken. Dat blijkt uit het onderzoek dat zojuist is bekendgemaakt.
Rapport
Het rapport is verspreid aan raadsleden en de pers en is hier te bekijken. Om 15.00 uur wordt de pers toegelicht. In dit bericht zetten we de belangrijkste punten voor je op een rij en komen we later met meer informatie
Aanbevelingen
Op basis van de evaluatie zijn dit volgens het rapport de 50 als belangrijkste aangemerkte aanbevelingen voor 2018:
Algemeen
1. Denk als eigenaar en opdrachtgever na over een duidelijke visie op de Koeiemart.
2. Formaliseer een projectstructuur waarin B&W als eigenaar van de Koeiemart een jaarlijkse projectopdracht meegeeft aan de portefeuillehouder evenementen als basis voor de stuurgroep van stakeholders.
• Laat de stuurgroep sturen op hoofddoelstellingen en gemeenschappelijk belang.
• Creëer een formele projectorganisatie als opdrachtnemer onder leiding van de projectmanager (intern of extern) die deze opdracht uitvoert en die rapporteert aan de stuurgroep.
• Formaliseer de rapportagelijnen en bevestig afspraken schriftelijk.
• Maak een realistische planning en voer deze uit.
• Formaliseer het draaiboek (vaststelling door de stuurgroep) en maak het dragend voor de uitvoering.
3. Creëer verbinding: samen doen, luisteren, gebruik maken van aanwezige kennis en ervaring met respect voor ieders belang.
4. Borg dat evaluaties, inclusief de aandachtspunten vanuit handhaving, vastgesteld worden en onderdeel uitmaken van de checklist van het daarop volgende jaar.
5. Maak gebruik van bestaande (externe) expertise en borg de kennis.
6. Zorg dat kennis verdeeld wordt over meerdere personen, zodat voorzien is in fall back scenario’s bij uitval (ziekte, uit dienst of anderszins).
7. Zet medewerkers in op hun expertise (voorbeeld hoofd BOA’s niet als wijkopzichter bij de marktindeling zoals in 2017).
8. Schakel over van informele, veelal mondelinge communicatie naar formele schriftelijke communicatie als het gaat om bevestiging van afspraken, toezeggingen, opdrachten en contracten.
ACW
9. Houd vast aan een door de gemeente beschikbaar gestelde tent voor de Koeiemart en houd de inrichting van de tent zoals afgelopen editie (dus passend bij een Koeiemart).
10. Indien de tent multifunctioneel wordt ingezet is het van belang dat alle partijen de tent schoon opleveren voor de volgende gebruiker.
11. Houd in de gemeentelijke begroting rekening met meer geld voor de ACW vanwege de extra activiteiten voortkomend uit de stichting Immaterieel Cultureel Erfgoed (in oprichting).
Bereikbaarheid
12. Stem alle verkeersbewegingen op voorhand af. Houd daarbij ook rekening met geplande onderhoudswerkzaamheden aan wegen (openliggende rotonde in 2017).
13. Zorg dat de calamiteitsdiensten zonder (verkeerstechnische) problemen de binnenstad kunnen bereiken.
Financiën
14. Maak de werkelijk bestede tijd van de ambtelijke inzet inzichtelijk.
15. Zoek aanvullende dekking voor het groter dan nu te verwachten tekort over 2018 (zie ook aanbeveling 11).
16. Accepteer niet dat er cash afgerekend moet worden en dat, mochten er toch nog last minute betalingen zijn, deze uitsluitend via een pintransactie kunnen worden afgerekend.
17. Zorg dat er bij financiële transacties op locatie altijd twee ambtenaren aanwezig zijn ( 4-ogen principe)
Kermis
18. Besteed de organisatie van de kermis weér uit aan een externe partij. De gemeente is er niet op ingericht om dit in eigen beheer te doen.
19. Zorg dat de inrichtingstekening vroegtijdig (3-4 weken van te voren) definitief is en bij alle partijen bekend.
20. Limiteer het aantal attracties en investeer in diversiteit. Dit is in het belang van de bezoekers en van de gemeente (hogere inschrijvingsgelden bij afwezigheid van concurrentie).
21 . Zorg voor gemeentelijk toezicht bij op- en afbouw van de kermisattracties.
22. Stel het kermisveld en het terrein voor de salonwagens eerder open zodat de exploitanten meer tijd krijgen voor opbouw.
23. Behoud de open inrichting richting de Kiremko Nacht van Woerden.
Vergunningen
24. Maak gebruik van de mogelijkheid tot ondersteuning door de vergunningverleners.
25. Bespreek en leg (niet direct gevaar opleverende) afwijkingen vast, zodat er het daarop volgende jaar daadwerkelijk op gehandhaafd kan worden.
26. Maak een modulair boekwerk met alle mogelijke voorkomende veiligheidsplan onderdelen, zodat (vrijwilligers van) organisaties op eenduidige en simpele wijze hun veiligheidsplan kunnen opstellen en aanleveren.
27. Geen functievermenging maar zuivere rolverdeling tussen opstellen en handhaven van vergunningen.
28. Draag uit dat de gemeente de voorbeeldfunctie die zij heeft ten aanzien van vergunningverlening en dus handhaving bij eigen evenementen tenminste zo belangrijk vindt als bij overige evenementen.
Veiligheid
29. Organiseer een desktopoverleg (simulatie van mogelijke veiligheidsrisico’s).
30. Kijk naar andere grote evenementen Uaarmarkt Alphen, koningsmarkt Utrecht, Paardenmarkt Zuidlaren).
31. Meer aandacht voor crowd management: (35.000 mensen is leuk, maar ook risicovol).
32. Huur een veiligheidsadviseur in om aan de voorkant de risico’s in beeld te brengen en tijdens het evenement zelf de overview te bewaken.
33. Gebruik camerabeelden niet alleen in het kader van veiligheid, maar ook voor crowd management en zorg voor voldoende capaciteit om daarop te antic.iperen.
34. Zet meer BOA’s in.
35. Onderzoek de voordelen van het tot evenemententerrein benoemen van de binnenstad en het kermisterrein.
36. Maak gebruik van portofoons.
37. Houd meerdere officiële veiligheid overleggen. Tenminste dinsdag eind van de middag en woensdag om 6, 9 en 12 uur. Hierbij dienen aanwezig te zijn: vertegenwoordigers van de
VRU, politie, beveiliging, projectleider en de ambtenaar openbare orde en veiligheid (die direct kan escaleren naar de portefeuillehouder openbare orde en veiligheid).
Warenmarkt
38. Stel inschrijving en plaatsing marktkramen eerst open voor winkeliers. Daarna voor de reguliere markthandelaren en tot slot voor de overige handelaren.
37 evaluatie Koeiemart 2017
39. Differentieer tarieven afhankelijk van locatie en moment van inschrijving (beloon vroege inschrijving).
40. Houd bij de indeling van de kramen rekening met de noodzaak voor busjes (pashokje of voorraadaanlevering).
41 . Maak marktmeester weer leidend (in plaats van lijdend) en maak gebruik van de kennis en ervaring (winkeliersvereniging en kramenbouwer).
42. Splitst de inkoop van kramen in feitelijke levering/opbouw en begeleiding/advies.
43. Zorg dat de marktindeling vroegtijdig vastgesteld en gecommuniceerd wordt.
44. Schaf afvaleilanden aan en gebruik die bij alle evenementen.
45. Zorg dat alle markthandelaren zich buiten de stad melden.
46. Automatiseer de toekenning van kramen met een Q-code, voor controle betaling, bevestigingsbrieven en toewijzing. Koppel dit aan de reeds bestaande Koeiemartapp.
47. Maak proces van toewijzing marktkramen voor meelopers om 8.30 uur duidelijk en efficiënt en borg de betaling van deze kramen (bv pasje inleveren).
48. Zorg voor voldoende ambtelijke capaciteit bij de ontvangst en begeleiding van de markthandelaren.
49. Behoud de Woerdense markt en de Kaas experience.
50. Wees een goed gastheer voor de exploitanten en doe wat je belooft.
